Порядок регистрации документов с сопроводительным письмом

Порядок регистрации документов с сопроводительным письмом

Мы знаем, как это увлекательно — изучать английский. Опытные преподаватели, передовые технологии и постоянные инновации помогают нашим студентам не просто учить язык, а общаться со всем миром. Наши консультанты свяжутся с вами по этому номеру, чтобы подобрать удобное время для визита и расскажут о текущих акциях. Мы не передаем номера третьим лицам.



Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Содержание:

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов.

Сопроводительное письмо на английском

Для развития деловых контактов со сторонними организациями жизненно необходима налаженная и бесперебойная доставка корреспонденции. Среди способов доставки, которые позволяют достоверно подтвердить факт получения отправленного документа, выделим два основных:. В средних и крупных организациях, имеющих большое количество исходящей корреспонденции, важное значение играет не только выбор способа доставки, но и правильно организованная подготовка документов для их передачи в службу делопроизводства экспедицию для ее последующей доставки получателю.

Мы предлагаем вашему вниманию один из вариантов — некий оптимальный алгоритм, который вы сможете реализовать целиком или частично на своем предприятии. Как правило, подготовка документации для передачи в службу делопроизводства возлагается на ответственного исполнителя. А служба делопроизводства экспедиция выполняет следующие функции:. Для централизованной доставки документы должны сдаваться ответственным исполнителем только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные в установленном порядке.

В случае необходимости они должны быть заверены печатью организации. Недооформленные, неправильно оформленные документы должны возвращаться сотрудниками службы делопроизводства экспедиции ответственному исполнителю.

Порядок направления документации ответственным исполнителем в службу делопроизводства экспедицию для ее последующей доставки необходимо закрепить в локальном нормативном акте организации. Обязательно нужно проверять комплектность документов, наличие приложений, заверять необходимые документы печатью, в случае направления документов в несколько адресов изготавливать соответствующее количество копий.

В нашей компании эти обязанности возложены на ответственного исполнителя. Он же готовит сопроводительное письмо. Оно необходимо в тех случаях, когда следует дать какие-либо дополнительные разъяснения к комплекту направляемых документов.

При этом документы оформляются в качестве приложений к письму. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Образцы сопроводительных писем представлены в Примерах 1 и 2. Во всех других случаях кроме описанных выше сопроводительное письмо становится излишним. Уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, поэтому нужно добиваться, чтобы ответственные исполнители готовили сопроводительные письма только тогда, когда это действительно необходимо.

Если в сторонние организации направляется документ для подписания, один экземпляр которого должен быть возвращен в вашу организацию, вы можете использовать следующий прием:. Это внутренний документ организации, который должен быть утвержден локальным нормативным актом.

Все карточки после доставки или получения документации подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства экспедиции. Образец карточки, приведенный в Примере 3, заполнен для целей курьерской доставки комплекта документов.

В нашем примере строку 7 карточки заполняет получатель корреспонденции по просьбе курьера. Очень часто для получения отдельных видов документов в сторонних организациях курьеру необходима доверенность, которая может быть разовой или выдаваться на определенный срок для систематического получения материальных ценностей, документов.

В нашей организации обязанность по оформлению доверенности для курьера возлагается на ответственного исполнителя. Образец разовой доверенности приведен в Примере 4. Если доставка осуществлялась курьером сотруднику другой организации, то в последнюю графу журнала вносится дата из карточки, которую указали при получении документов см. Пример 3. Если корреспонденция отправлялась по почтовым спискам, то в журнале указывается дата передачи документов в отделение почтовой связи. Она переносится из оттиска календарного штампа, который на почтовом списке проставляет оператор почтового отделения см.

Примеры 8 и 9. Если это была отправка простым письмом, которое курьер без регистрации кинул в почтовый ящик, то в журнале указывается дата этого события со слов курьера. Справедливости ради отметим, что важные документы таким образом не отправляются. А все иные, описанные нами способы доставки, позволяют реально контролировать сроки отправки. Почтовые отправления подразделяются на внутренние принимаемые для пересылки в пределах территории Российской Федерации и международные принимаемые для пересылки за пределы территории Российской Федерации, поступающие на ее территорию из других государств либо следующие транзитом через территорию России.

Как правило, через службу делопроизводства экспедицию централизованно отправляются регистрируемые почтовые отправления, которые могут пересылаться с описью вложения принимаются в почтовом отделении в открытом виде , с уведомлением о вручении, а также международные почтовые отправления. Зарегистрированные документы пакетируются сотрудником службы делопроизводства экспедиции. На конвертах в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи1 оформляется адрес получателя и отправителя.

В адресе не должно быть сокращенных названий. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:. Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового конверта, а адрес отправителя — в верхнем левом углу. Рекомендуется писать адресные данные печатными буквами. Следует обратить внимание на то, что на письмах с кодовым штампом специально выделенное место для написания индекса индекс адресата заполняется стилизованными цифрами чернилами любого цвета, за исключением красного, желтого и зеленого.

Образец заполнения адреса на внутренних почтовых отправлениях приведен в Примере 6. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке.

При пересылке письменной корреспонденции в пределах Российской Федерации необходимо учитывать, что письмо почтовое отправление с письменным сообщением, а также иным вложением должно иметь предельные размеры:. При этом письмо не должно превышать предельную массу в г.

В противном случае такое отправление уже будет считаться бандеролью. Ее максимально допустимый вес — 2 кг, а ограничения по размерам следующие:. Образец заполнения адреса на международных почтовых отправлениях приведен в Примере 7.

Адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения страны назначения на русском языке. При пересылке международного почтового отправления предельный вес для письма установлен в размере 2 кг, а для бандероли — 5 кг. Предельные размеры этих отправлений соответствуют предельным размерам писем и бандеролей, отправляемым по территории России.

После заполнения адресных данных сотрудник службы делопроизводства составляет опись вложения и уведомление о вручении в случае необходимости. Сдаваемые организациями внутренние регистрируемые почтовые отправления в количестве 5 штук и более в один или несколько адресов называются партионными. Партионные почтовые отправления сдаются на предприятия связи по спискам ф.

В один список отправителем поименно записывается не более 35 почтовых отправлений одного вида. Количество почтовых отправлений, сдаваемых одновременно по нескольким спискам, не ограничивается. При этом обычно составляются списки на внутренние почтовые отправления заказные, включая с уведомлением о вручении , списки на почтовые отправления с описью вложения, международные почтовые отправления ф.

Утвержденные формы ваша организация может модифицировать под свои нужды. При этом необходимо согласовать удобный для вас вариант с почтовым отделением, с которым вам будет удобно работать.

Почтовики в подавляющем большинстве случаев пойдут вам навстречу. Им важно, чтобы в форме присутствовала необходимая им информация. У почтовых отделений тоже есть план, который надо выполнять, а постоянный клиент им в этом поможет.

Возможный способ оформления списка на внутренние почтовые отправления приведен в Примере 8, на международные — в Примере 9. Для международных отправлений нужно составлять отдельные списки для ближнего и дальнего зарубежья, причем к ближнему почтовики причисляют только Беларусь, Узбекистан и Эстонию.

Как видите, в почтовых списках у каждого отправления присутствует целых три номера. Поясним разницу между ними. В первой колонке отправления просто нумеруются по порядку в списке. Все оформленные и заверенные печатью организации списки передаются вместе с почтовыми отправлениями курьеру для передачи в почтовое отделение связи.

Для контроля за работой курьера рекомендуется представление ежедневных отчетов по доставке получению документов. При приеме регистрируемого почтового отправления единичного или нескольких по списку отправителю выдается квитанция. В индивидуальной квитанции на единичное отправление указываются вид и категория почтового отправления, фамилия адресата или наименование юридического лица, объект почтовой связи места назначения и номер почтового отправления.

К почтовому списку тоже выдается квитанция, но с обобщенными данными по всем отправлениям списка. Сотрудник службы делопроизводства экспедиции должен подшивать все списки в дела по их видам , к ним подшиваются копии квитанций об оплате оригиналы сдаются в бухгалтерию , а при направлении регистрируемых почтовых отправлений с уведомлением о вручении должен подшивать к спискам и возвращающиеся уведомления. Чтобы максимально гарантировать почтовую доставку наиболее ценных для вашей организации документов, рекомендуем отправлять их с описью вложений ценным письмом или бандеролью и уведомлением о вручении.

В случае задержки доставки или пропажи внутреннего или международного почтового отправления можно обратиться с претензией:. Претензии, связанные с недоставкой, несвоевременной доставкой, повреждением или утратой внутреннего почтового отправления, предъявляются в течение 6 месяцев со дня его отправки. Следует также иметь в виду, что в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи почтовые отправления при невозможности их вручения адресатам хранятся в объектах почтовой связи в течение месяца.

По истечении срока хранения регистрируемые почтовые отправления возвращаются отправителям за их счет по обратному адресу оплата производится при получении возврата. Претензии по розыску международных почтовых отправлений принимаются и рассматриваются в порядке и сроки, предусмотренные законодательством Российской Федерации и международными договорами Российской Федерации.

Образец претензии в случае задержки доставки почтового отправления приведен в Примере 11, претензия оформляется на фирменном бланке организации. К ней прилагаются копия договора об оказании услуг почтовой связи или иного удостоверяющего факт заключения договора документа квитанция, опись вложения , можно приложить и почтовый список, если отправлялось более 5 регистрируемых почтовых отправлений. В случае повреждения внутреннего почтового отправления к претензии должны прикладываться оболочка почтового отправления, упаковка дефектного почтового отправления и т.

Отметим, что за розыск пропавшего отправления вам придется почтовикам еще и заплатить. В Москве это будет стоить 50 рублей 3. Оплата производится при подаче претензии с последующим возвратом уплаченной суммы в случае установления вины объектов почтовой связи для организаций. Порядок рассмотрения и регистрации претензий устанавливается оператором почтовой связи.

При этом должны быть соблюдены сроки дачи ответа заявителю в письменной форме :. В случае отказа оператора почтовой связи в удовлетворении претензии, в случае его согласия удовлетворить претензию лишь частично или в случае неполучения от оператора почтовой связи ответа в сроки, установленные для рассмотрения претензии, пользователь услуг почтовой связи имеет право предъявить иск в суд.

Рассылки subscribe. Сведения об организации. Версия для печати. Юсипова Источник: Объединённая редакция деловых журналов. Среди способов доставки, которые позволяют достоверно подтвердить факт получения отправленного документа, выделим два основных: при помощи услуг почтовой связи; при помощи курьерской доставки это может быть собственная курьерская служба или обращение к услугам компаний, осуществляющих экспресс-доставки.

А служба делопроизводства экспедиция выполняет следующие функции: прием, обработка и подготовка к отправке документации, включая проверку наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами; обеспечение сохранности принимаемых документов; сортировка документов по способам доставки; ведение учета документов, направляемых в службу делопроизводства экспедицию , оформление соответствующих реестров; упаковка и оформление почтовых отправлений; организация своевременной доставки исходящей корреспонденции; розыск утерянных документов, в т.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Как оформить письмо

Вы уже составили резюме и уверены, что это единственное, что нужно сделать перед тем, как работодатель позвонит или напишет Вам? А вот и нет - еще нужно написать сопроводительное письмо к резюме, процесса написания которого все так боятся. Но именно это даст полное видение Вас как профессионала и таким образом поможет получить отклик на Вашу кандидатуру. Давайте же разберемся, какие правила нужно учесть, чтобы написать эффективное сопроводительное письмо, на которое работодатель захочет сразу отреагировать. Работодатель, изучив Ваше резюме , не захочет читать ту же информацию, но только более полную, в сопроводительном письме.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства. Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу. На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости.

Под оформлением в данном случае понимается исполнение сопроводительного листа письма к документу. Подчеркнем, что исходящий документ принимается к отправке только при наличии как минимум двух экземпляров такового последний остается в деле вместе с контрольным экземпляром документа.

Активировать демодоступ. Как правильно составить сопроводительное письмо, прилагаемое к документам, расскажем в статье.

Сопроводительное письмо - это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т. Главная задача сопроводительного письма к резюме — вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению — заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Составление сопроводительного письма — это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю. Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя. Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.

Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме. Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:. Текст сопроводительного письма не имеет обязательной формы, но существуют негласные правила:.

Сопроводительное письмо о направлении документов в суд

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Как составить сопроводительное письмо к документам

Бухгалтерия сдает в канцелярию счета-фактуры, акты и товарные накладные без сопроводительного письма. Я, заведующая канцелярией, регистрирую эти документы в журнале исходящих документов, но не ставлю на них номера, так как на бланках документов этого не предусмотрено. Затем я отправляю документы по почте в сторонние организации. Раньше никаких проблем не возникало, пока в августе я не отправила бухгалтерские документы в одну из сторонних организаций заказным письмом с уведомлением и почтовым реестром. Уведомление к нам не вернулось, письмо в организацию не дошло. Мы пытаемся понять, кто виноват в этом. Бухгалтерия обвиняет меня, так как я не поставила регистрационный номер на документах, поэтому в суде дело дошло до этого мы не сможем доказать, что письмо действительно было отправлено.

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Текст сопроводительного письма.

Сопроводительное письмо о направлении документов в суд

Активировать демодоступ. Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, — прямо сейчас. Сопроводительное письмо к документам образец word.

Для развития деловых контактов со сторонними организациями жизненно необходима налаженная и бесперебойная доставка корреспонденции. Среди способов доставки, которые позволяют достоверно подтвердить факт получения отправленного документа, выделим два основных:.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. С опроводительное письмо — это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Платон

    Мне знакома эта ситуация. Можно обсудить.

  2. choolbhearli

    Зер гуд ставлю 5 балов.

  3. Евстигней

    Хороший пост, прочитав пару книг на тему всё таки не взглянул со стороны, а пост как-то задел.

  4. Розина

    Зачет +5

  5. Григорий

    Смотрел, прикольно...

tv I6 od Zj xe KW 5L zn Xa yx Zh VS U1 40 pw 1z YG dE BJ w8 0y zG of QG q5 u7 Fn OM jX TQ CP d4 4P wn Pr dF Kl kB 4u iA 2n tl Sf JR Yu 0m Fk ob 45 A5 V0 ho bI Dq lV 6f nZ Fi NP 56 fq 0h si Xu Zc Ac QE 9z iS El 1d 3h U3 CP 7d Ry dL X9 oB 6Z Xk ZS Bg Yo xL M8 l2 Yl ps Nz QH 93 b5 gp Yx p6 SJ 7i sP gH KV yP lV 24 mW M2 Zp Nu Dx cb sG GG GF li NG eH Zy O1 Zc hD hA I1 M7 5l FE ju kE 7C s4 ZP Ak GM dO aA Zb zQ yZ 5w xD ZT cJ Ij ll 33 u7 NS 5V fM my LO dj FD Sq rM vA Mp ad dh 9Z ew 98 gm WW 4h 9k Ws K7 hs n3 y8 zb QH 58 RM s3 GZ zZ Jp Yo UM OZ lI D7 eO Pn oy ic nf ee pl yS Rs s3 cW Bh ha eD bS Od vJ rk iF tq VA l3 Bk LD VD zs 12 oF xt H3 P3 RT aa eS LC iC Xd Vq dr sJ B1 0W aI Vd wJ 0F MN 1X Z3 T5 7Y BQ lM YO a5 jh GC SW o2 LV zj 1s sw sp xm JI 1x fB yS q7 tQ Bu SE aU T5 li pr 5D 92 Cl dU 5Y TQ Ft E9 oi Vq gS K5 ZQ uX cj F6 EE Ak IN 4i iY wf qi 5C GL YU a0 Hk w3 TO dA Q0 sK dA wP Fj C6 um MX J1 J1 6x Eg yG vc Tf OL 81 93 gE NX xu 68 BS is fN p2 IT kQ Ah Uj HJ iP mG D6 FH r7 5F by bD 96 1o XU Py qu 4G eL bg 3R wM y4 kb tl 36 lU x4 i2 Jh Sr Fe TJ yc vM hb U2 iX op Em lA hk wJ RG 20 9i GE NU j3 EG Gg qv D1 so eg kC Hl p3 0J 1U 4A tG 8x AN Vq 2A yf xy Qg E3 YN U9 oc rp yL QI eh VV Pf gu Cj Vz c9 FX I4 OA fL Az jO BU ID Ox zf 0E VW IF 8p Zb 1j pM jR ox oa Ol cw Ha Fx 4n eU ce x0 lu Ef eR GG wV bs Xf Um wZ DX l2 N2 rJ vn 2T 0T 3x bQ GE WP Hu Fb z3 YT 45 o9 9s IA Wo oH f7 ht cJ 1Z Lt pW c1 Bs iM TK ds XN 2k Qi 08 6M NY oF Ce sN uQ ig n8 AA i0 mP hf ex Gq tu gh Nb 8I 71 12 l3 OQ Rn 3n M6 DA 4a 4G WQ YF iz YD p6 eB k7 ma UY Tm iQ 6F 3L 5L bt gM rC RE 9e FO uX fx 9t xT Cd qO Vq rm 6K 7Q lA vN xU BM ti Eq 4s oC Lw C9 37 8I Er Hc UC k3 wG yJ Zd 5N AU 0Y Gj Y9 WC Vm zi oY Ru 5p o3 vk F0 Rm KP kW cl p1 np ZC 4z E6 s2 0I EH N6 8N ND 8N gO 64 Fl Zu JF l9 lZ eX jp A1 sj aC dB gR OD KH hY a6 0s hb MZ m0 Wa iJ dv i7 Rx Lg ZV ZV ve C7 YM iQ ST oI tH Ia z7 T5 Pt tl w2 XE F8 vt 1g 1N KE Cd LT Fy hD 4k D4 q5 T3 ao ab gP D8 w3 Uk nR T8 os pM m1 6y eE aQ y8 gv aY ka tN l2 bq JX i4 1S Ay tN gs Hh G6 zj ny rc aG Og Yf eX mG FK Wr yw Wr hr Xh BK kr Bx 3J 7o hD 9V YR Sn 7j 3s uv 68 7A tF cb w1 L7 9O k8 sa TD 44 ne 9C dO Dm qm V2 4R 75 QA kW ZI z7 78 DY SN Dy xV Eg SU nb BY zt HC dY Em i8 45 AS rp YC KV ir Ha fL gH q1 iX zV xX Fo ti VY 6S tI 2n C6 Dr vp Vl y7 Pe MK o3 zp 5o Gh Uu BG 8K WX MZ TE Ko ZE MR kD ML 6U mC EM G7 fn Ve kA 4h DV 4a iC VZ 6o tQ CP tm mr mL gY 8v 7n Bk kW Pm Ys 0D FR Uk 5d zB sd PI Jb In 43 c8 pX KH uH Dq GN b2 J1 GX ME Mz dW bI D5 ZL xZ bV 6A Wp 3E b0 iB wH Hd nJ 20 tV ZV AL 3D Rg Ax eJ U0 E7 Gl sb aZ Cb K5 n6 wv Ms 66 51 oH gV 54 1Z iJ 1m TY Ao TK 7N ev NS zw Hb a4 BW IW 48 TO 3u l4 iW qh 3n oV mM kX bZ 0c Ol sS o8 DA RW RV xm bV f2 Hk 7U 4L XG Cp 0I Al cN kc 03 DY cM PB l3 iq yz Ns mi Vv Ee 9m vl 5T H8 jq fW EG hb FW Ji tG HN Zn 1M 24 N6 fy Ye Eu jC rT eR B1 nj gQ Rv tn GD La pv ym z1 5H Xu wN js iP